महापालिका समित्यांचा कारभार होणार पेपरलेस; ४२.७७ लाखांत डिजिटल मीटिंग प्रणाली

मुंबई(BMC Paperless Meetings) :  महानगरपालिकेतील महापालिका सभा, स्थायी समिती, बेस्ट, सुधार आणि शिक्षण समितीसह सर्व वैधानिक व विशेष समित्यांच्या बैठकांमधील कागदी कारभाराला अखेर पूर्णविराम मिळणार आहे. समित्यांचे कामकाज गतिमान, सुरक्षित आणि पूर्णपणे पेपरलेस करण्यासाठी पालिकेने ‘डिजिटल मीटिंग मॅनेजमेंट’ ही क्लाऊड व सास आधारित आधुनिक प्रणाली लागू करण्याचा निर्णय घेतला आहे. या संपूर्ण प्रकल्पासाठी वार्षिक सुमारे ४२ लाख ७७ हजार ३५३ रुपयांचा खर्च अपेक्षित असून, वर्तमानपत्रात सार्वजनिक निविदा न काढता ही सेवा थेट मूळ कंपनीकडून घेण्यासाठी स्थायी समितीसमोर मंजुरीचा प्रस्ताव सादर करण्यात आला आहे.(BMC Paperless Meetings)

 

सध्या पालिकेच्या विविध विभागांकडून बैठकांसाठी विषयपत्रिका, प्रशासकीय प्रस्ताव आणि कागदपत्रे पारंपरिक पद्धतीने भौतिक स्वरूपात महापालिका सचिव विभागाकडे येतात. यानंतर प्रस्तावांचे संकलन, छपाई आणि ते सदस्यांपर्यंत बैठकीपूर्वी पोहोचवणे यासाठी मोठा वेळ, लॉजिस्टिक व्यवस्था, मानवी श्रम आणि कागदाचा प्रचंड खर्च होतो. तसेच ऐनवेळी बैठकीचा सुधारित अजेंडा प्रसारित करणे किंवा जुन्या बैठकींच्या नोंदी शोधणे प्रशासनासाठी अत्यंत अडचणीचे ठरते. यावर उपाय म्हणून ३०० वापरकर्त्यांसाठी म्हणजेच नगरसेवक, समिती सदस्य व वरिष्ठ अधिकारी ही डिजिटल प्रणाली कार्यान्वित करण्यात येत आहे. या प्रणालीमुळे बैठकीचा अजेंडा झटपट तयार करून सदस्यांपर्यंत डिजिटल स्वरूपात पोहोचवता येईल, तसेच सदस्यांना मोबाईल, टॅबलेट किंवा लॅपटॉपवर दस्तऐवज पाहून त्यावर डिजिटल टिपणे नोंदवणे शक्य होईल. याशिवाय कृत्रिम बुद्धिमत्तेवर आधारित दस्तऐवज सारांश व शोध, व्हॉट्सॲप, ईमेल व एसएमएसद्वारे बैठकीच्या सूचना, तसेच माहितीच्या सुरक्षेसाठी ‘एइयेस -२५६' एन्क्रिप्शन, मल्टि-फॅक्टर ऑथेंटिकेशन आणि भारतीय सर्व्हरवरील डेटा सुरक्षेची सोय यात उपलब्ध असणार आहे.(BMC Paperless Meetings)

 

दरम्यान माहिती तंत्रज्ञान विभागाने केंद्र सरकारच्या एनआयसीच्या इकॅबिनेट प्रणालीचा पर्याय तपासला असता, ती प्रणाली सध्या केवळ राज्य शासनाच्या सचिवालयासाठी उपलब्ध असून स्थानिक स्वराज्य संस्थांसाठी उपलब्ध नसल्याचे स्पष्ट झाले. त्यामुळे इतर खाजगी पर्यायांचे तांत्रिक व आर्थिक मूल्यमापन करण्यात आले, ज्यामध्ये ‘मे. बोर्डपॅक प्रा. लि.’ ही कंपनी तांत्रिक निकषांवर सर्वोत्तम ठरली आहे.(BMC Paperless Meetings)

 

या कंपनीकडून एका वर्षासाठी ३०० वापरकर्त्यांचे परवाने, अंमलबजावणी, प्रशिक्षण आणि हेल्पडेस्क सहाय्यापोटी ४१ लाख १२ हजार ८४० रुपये अधिक ४ टक्के सादिलवारसह एकूण ४२ लाख ७७ हजार ३५३ रुपयांचा खर्च अपेक्षित आहे. ही कंपनी या सॉफ्टवेअरची मूळ प्रणाली उत्पादक असल्याने आणि त्यांनी वाजवी दरात सेवा देण्याची हमी दिल्याने, ३ लाखांवरील कामांसाठी वृत्तपत्रात जाहीर निविदा मागवण्याची अट शिथिल करून थेट कंपनीशी करार करण्यासाठी स्थायी समितीची विशेष मंजुरी मागण्यात आली आहे.(BMC Paperless Meetings)